Misión
Como Billing Coordinator Trainee, formarás parte de un programa de formación transversal entre los departamentos de Ventas (Eventos y Grupos) y Finanzas, colaborando en la gestión integral del ciclo de facturación de grupos y eventos. Este rol te permitirá adquirir experiencia práctica en la coordinación administrativa y la relación con clientes, desarrollando una visión completa del funcionamiento operativo y financiero de un hotel.
Responsabilidades
- Verificar y validar los cargos diarios generados por grupos y eventos.
- Emitir facturas precisas para empresas MICE, agencias de viajes y grupos corporativos.
- Coordinar con los equipos de Ventas y Banquetes para asegurar una facturación alineada con los contratos.
- Atender y resolver discrepancias o disputas relacionadas con la facturación.
- Registrar pagos y realizar el seguimiento de cuentas por cobrar.
- Colaborar con el equipo de contabilidad en tareas administrativas y de cierre mensual.
Tareas específicas
- Generar y enviar enlaces de pago a clientes (grupos con y sin cupo), y realizar el seguimiento correspondiente.
- Hacer seguimiento a los pagos de depósitos: enviar recordatorios en caso de retrasos y registrar los pagos recibidos.
- Emitir y enviar facturas de depósitos a solicitud del cliente.
- Preparar, verificar y enviar facturas finales tras la salida del grupo, aplicando las políticas contractuales.
- Cerrar facturas en el sistema G2 conforme a las condiciones del contrato.
- Realizar auditorías de ingresos:
- Verificar que la BEO (Banquet Event Order) refleje correctamente lo acordado en el contrato y la correspondencia.
- Confirmar que la factura incluya todos los elementos recogidos en la BEO.
- Contabilizar cubiertos para su entrega a final de mes.
- Elaborar resúmenes de facturas cuando sea necesario, especialmente para grupos grandes.
- Calcular comisiones correspondientes a grupos y eventos.
- Preparar y dar seguimiento a las comisiones pendientes al cierre de mes.
- Brindar soporte al equipo de Finanzas (Accounts Assistant) en tareas puntuales.
Requerimientos
Formación
- Estudiante con posibilidad de realizar convenio de prácticas de ADE, Turismo, Finanzas, Contabilidad o similar.
Idiomas:
- Español e inglés fluido (oral y escrito).
Conocimientos técnicos:
- Manejo de herramientas ofimáticas (Excel, Outlook, Word).
- Familiaridad con procesos de facturación.
